FAQ over periodeafsluiting

Wat zijn boekhoudperioden?

Boekhoudperioden verdelen uw financiële tijdlijn in afgebakende blokken — doorgaans maanden — zodat u de boeken kunt afsluiten, rapporten kunt genereren en saldi op een geordende manier kunt overdragen. Elke periode heeft een gedefinieerde begindatum, einddatum en status.

CryptaCount ondersteunt vier periodetypen:

Type	Voorbeeld	Gebruik
Monthly	2025-01 (1–31 jan)	Standaard maandelijkse afsluiting — meest voorkomend
Quarterly	2025-Q1 (1 jan – 31 mrt)	Kwartaalrapportage
Annual	2025 (1 jan – 31 dec)	Eenvoudige jaarafsluiting
Custom	Elke datumperiode	Niet-standaard boekjaren of bijzondere perioden

Hoe stel ik boekhoudperioden in?

Navigeer naar Accounting → Periods en maak perioden aan voor uw boekjaar. Voor een maandelijkse afsluiting:

1. Stel de begin- en einddatum in voor elke maand
2. Wijs een boekjaarlabel toe (bijv. «2025»)
3. Stel desgewenst een periodenummer in (1–12 voor maandelijkse perioden)

Perioden mogen niet overlappen binnen een werkruimte en moeten de volledige datumperiode van uw transacties afdekken zonder hiaten.

Wat is de periodelifecyclus?

Elke boekhoudperiode doorloopt een vastgestelde lifecycle:

OPEN → SOFT_CLOSE → CLOSING → CLOSED → LOCKED

Status	Betekenis
Open	Normale bedrijfsvoering. Transacties kunnen worden gesynchroniseerd, journaalposten aangemaakt en geboekt, aanpassingen doorgevoerd.
Soft Close	Geen nieuwe transacties. Aanpassingen en correcties zijn nog toegestaan. Gebruik dit wanneer de maand voorbij is maar u de boekingen nog afrondt.
Closing	Afsluiting geïnitieerd. Validatiecontroles worden uitgevoerd.
Closed	Boeken zijn afgesloten. Geen wijzigingen mogelijk. Kan indien nodig opnieuw worden geopend.
Locked	Permanent verzegeld. Kan niet worden gewijzigd of opnieuw geopend. Gebruik voor gecontroleerde perioden.

Hoe werkt de maandelijkse afsluitingsworkflow?

De maandelijkse afsluiting verloopt in vier stappen:

1. Initieer

Verplaats de periode van Open naar Soft Close wanneer alle transacties voor de maand zijn gesynchroniseerd en u klaar bent om te finaliseren.

2. Controleer

Voer afsluitingscontroles uit om de gegevensintegriteit te verifiëren. CryptaCount voert 11 geautomatiseerde controles uit die valideren of uw boeken gereed zijn voor afsluiting.

3. Valideer

Bekijk de controleresultaten. Alle blokkerende controles moeten slagen vóór u kunt afsluiten. Waivable (overbrugbare) controles kunnen worden overgeslagen met een opgaaf van redenen.

4. Voltooi

Sluit de periode af. CryptaCount:

• Stelt de periodestatus in op Closed
• Legt vast wie heeft afgesloten en wanneer
• Draagt grootboeksaldi over naar de volgende periode
• Voorkomt verdere wijzigingen aan transacties en journalen in deze periode

Wat verifiëren de afsluitingscontroles?

Controle	Wat wordt geverifieerd	Type
Double-Entry Balance	Elke journaalpost heeft gebalanceerde debetten en crediteringen	Blokkerend
Event Classification	Alle blockchain-gebeurtenissen zijn geclassificeerd (geen UNKNOWN-typen)	Blokkerend
Event Posting	Alle geclassificeerde gebeurtenissen hebben bijbehorende journaalposten	Blokkerend
Pending Approvals	Geen journaalposten vastgelopen in concept-/wachtende status	Blokkerend (overbrugbaar)
Exchange Rate Coverage	Wisselkoersen beschikbaar voor alle transactiedatums	Blokkerend (overbrugbaar)
Trial Balance	Totaal debetten gelijk aan totaal crediteringen over alle rekeningen	Blokkerend
Opening Balance Match	Beginsaldi komen overeen met de eindsaldi van de vorige periode	Blokkerend
On-Chain Reconciliation	Boekhoudkundige saldi komen overeen met on-chain blockchainsaldi	Overbrugbaar
Lot Consistency	Totalen van kostprijsloten komen overeen met voorraadadministratie	Blokkerend
Negative Balances	Geen grootboekrekeningen met ongepaste negatieve saldi	Overbrugbaar
Derivatives Mark-to-Market	Alle openstaande derivatenposities gewaardeerd tegen de mark-to-marketprijs aan het einde van de periode	Overbrugbaar

Tip

Controles gemarkeerd als Blokkerend moeten slagen om de periode af te sluiten. Controles gemarkeerd als Overbrugbaar kunnen worden overgeslagen met een onderbouwing — nuttig wanneer er kleine verschillen zijn die u hebt onderzocht en aanvaard.

Hoe sla ik een mislukte controle over?

Als een overbrugbare controle mislukt en u hebt bepaald dat het probleem aanvaardbaar is:

1. Bekijk de controledetails om te begrijpen wat er is mislukt
2. Klik op Waive bij de betreffende controle
3. Voer een onderbouwing in die verklaart waarom de overbrugging aanvaardbaar is
4. Uw gebruikers-id en tijdstempel worden bij de overbrugging vastgelegd

Overbrugde controles worden bewaard in de afsluitingsregistratie voor audittraildoeleinden. Niet-overbrugbare blokkerende controles (Double-Entry Balance, Trial Balance, Opening Balance Match) kunnen niet worden overgeslagen — ze moeten worden opgelost.

Wat is het jaareindeafsluitingsproces?

De jaareindeafsluiting is een aanvullende stap bovenop de definitieve maandelijkse afsluiting. Er wordt een sluitingsjournaalpost gegenereerd die:

1. Alle opbrengstenrekeningen debiteert tot nul (door hun creditsaldi te keren)
2. Alle kostenrekeningen crediteert tot nul (door hun debetsaldi te keren)
3. Het nettoresultaat of -verlies boekt naar de ingehouden winsten

Dit reset de winst-en-verliesrekening voor het nieuwe boekjaar, terwijl het cumulatieve effect in de balans wordt behouden.

De sluitingsjournaalpost wordt aangemaakt in de status Draft zodat u deze kunt bekijken vóór boeking. U hebt een grootboekrekening Retained Earnings nodig die is geconfigureerd in uw rekeningschema — als die niet bestaat, vraagt CryptaCount u deze aan te maken.

Opgepast

Sluit alle 12 maandelijkse perioden af vóór u de jaareindeafsluiting uitvoert. De jaareindejournaalspost gebruikt de volledige datumperiode van het boekjaar.

Kan ik een afgesloten periode heropenen?

Ja, als de periode de status Closed heeft (niet Locked).

Heropening:

1. Vereist een reden — deze wordt vastgelegd in het audittrail
2. Reset alle afsluitingscontroles terug naar wachtend
3. Keert de periode terug naar de status Open
4. Verhoogt de heropenteller op de perioderegistratie

Na het doorvoeren van correcties moet u de afsluitingscontroles opnieuw uitvoeren en het afsluitingsproces van het begin af doorlopen.

Perioden met de status Locked kunnen niet worden heropend. Vergrendel een periode alleen nadat deze is gecontroleerd en u zeker bent dat er geen wijzigingen meer nodig zijn.

Hoe werken beginsaldi?

De beginsaldi van een periode zijn de eindsaldi van de voorgaande periode. CryptaCount verwerkt dit automatisch tijdens de periodeafsluiting:

• Wanneer u een periode afsluit, worden saldi overgedragen naar de volgende periode
• De Opening Balance Match-controle (CHK007) verifieert deze continuïteit

Voor de eerste periode in een werkruimte (wanneer er geen voorgaande periode is), hebt u twee opties:

1. Start vanuit nul — als de werkruimte gloednieuw is en dit de eerste activiteitsperiode is
2. Beginsaldi importeren — als de entiteit reeds bestaande saldi heeft vanuit een ander systeem

Om beginsaldi te importeren, maakt u openingsjournaalposten aan die de beginpositie van elke grootboekrekening vastleggen.

Wat gebeurt er als ik een transactie boek in een afgesloten periode?

CryptaCount voorkomt het boeken van journaalposten in afgesloten of vergrendelde perioden. Als de datum van een transactie binnen een afgesloten periode valt, moet u:

• De periode heropenen om de aanpassing te boeken
• De aanpassing boeken in de huidige openstaande periode met een verwijzing naar de oorspronkelijke transactiedatum

Dit beschermt de integriteit van afgesloten boeken terwijl correcties nog steeds mogelijk zijn.

Kan ik aangepaste periodelengte gebruiken?

Ja. Hoewel maandelijkse perioden het meest gangbaar zijn, kunt u perioden van elke lengte aanmaken met het periodetype Custom. Dit is nuttig voor:

• Niet-kalenderboekjaren (bijv. april–maart)
• 4-4-5- of 4-5-4-weekgebaseerde boekhoudkalenders
• Korte perioden in het eerste jaar van bedrijfsvoering
• Langere perioden voor entiteiten met een laag transactievolume